Hvad skal jeg gøre med gamle skattedokumenter?

Nærbillede af skrivebordet i forretningskontoret – økonomiske rapporter, analyse og regnskab, et sæt dokumenter, tabeller og grafer, forskellige poster til regnskab, lommeregner

Alle, der har et arbejde, skal forholde sig til skat. Det betyder, at du på et tidspunkt skal afhænde dine skattebilag. Her er de ting, du skal vide om det!

Almindelige og effektive metoder til bortskaffelse af skattedokumenter omfatter makulering og brænding. Fordi skattedokumenter indeholder så store mængder personlige oplysninger, er det vigtigt at sikre, at de bortskaffes på en måde, der forhindrer identitetstyve i at stjæle nogen af ​​disse oplysninger.

Hvordan kan jeg garantere, at jeg ikke længere får brug for disse skattedokumenter i fremtiden? Kan skattedokumenter nogensinde genbruges? Her finder du alle svarene på dine spørgsmål!

Hvornår er det sikkert at komme af med gamle skattedokumenter?

Ifølge den føderale Internal Revenue Service (IRS) behøver folk, der indgiver deres skat korrekt årligt, kun at opbevare personlige optegnelser over skattedokumenter i omkring tre år. Efter denne periode kan den enkelte frit råde over dokumenterne, som de ønsker.

Den generelle tommelfingerregel for opbevaringsperioden for et skattedokument er tre år fra den dato, du oprindeligt indgav din selvangivelse eller to år fra den dato, hvor skatten oprindeligt blev betalt, alt efter hvad der er senere. Der er dog altid undtagelser fra denne regel. IRS-webstedet viser flere situationer, hvor skattedokumenter skal opbevares længere.

Personer, der hævder tab fra værdiløse værdipapirer eller mangelfulde fradrag, rådes til at opbevare skatteoptegnelser i syv år. For dem, der ikke indberetter al indberetningspligtig indkomst, hvis den ikke-indberettede indkomst udgør mere end 25 % af bruttoindkomsten indberettet på din selvangivelse. Det anbefales, at en person opbevarer optegnelser på ubestemt tid, hvis de indgiver en svigagtig selvangivelse eller slet ikke indsender en selvangivelse.

Hvis du er sikker på, at dine dokumenter ikke længere er nødvendige til skattemæssige formål, skal du sørge for at tjekke, om dine dokumenter er nødvendige til andre formål. Nogle forsikringsselskaber kræver skatteregistreringer i længere perioder end IRS. Visse kreditorer kan også anmode om skattedokumenter fra en længere periode.

Nærbillede af kvindelige hænder. Kvinde skriver noget og kigger på skærmen på sin mobiltelefon, mens hun sidder på sit kontor

Hvad skal man gøre med digitale skattedokumenter?

Nogle mennesker vælger at kassere papirdokumenter og beholde en digital kopi i tilfælde af fremtidigt behov. I sådanne tilfælde skal du sørge for at gemme de digitale filer på en adgangskodebeskyttet enhed, så uautoriserede personer ikke kan se dem. Der er elektroniske krypterings- og beskyttelsestjenester, som du kan bruge specifikt til sådanne formål.

Det amerikanske finansministerium giver instruktioner til kryptering af dokumenter ved hjælp af Microsoft Word. Dette kan være en anden god måde at beskytte dokumenter, der er gemt på en persons personlige elektroniske enhed. Der kræves en adgangskode for at få adgang til dokumenter, der er krypteret med denne metode.

Webvirksomheder som Google Drive, Dropbox og Microsoft OneDrive er blandt de virksomheder, der giver brugere 24/7 adgang uanset placering. De giver også mulighed for lettere at dele med andre parter såsom familiemedlemmer eller sundhedspersonale. Når du gemmer dokumenter online, skal du altid huske at bruge en meget sikker adgangskode og en privat internetforbindelse for at beskytte dit privatliv.

En hånd lægger en bunke strimlet papir i en papirkurv

Hvad skal man gøre med gamle dokumenter?

At beslutte, hvordan man bedst ødelægger unødvendige skattedokumenter, er måske den mest underholdende del af beskatningen. Som tidligere nævnt er det vigtigt at sikre, at alle vigtige personoplysninger – såsom fødselsdato, cpr-numre, adresser, indkomst- og beskæftigelsesoplysninger – er fuldstændig ulæselige. Ved bortskaffelse af gamle skattedokumenter skal du sikre dig, at ingen oplysninger efterlades læselige.

Den bedste måde at bortskaffe sådanne dokumenter på er at destruere dem. Knusning kan udføres i hånden (med den største omhu ved forarbejdning er af største vigtighed) eller med maskine. Mange butikker eller virksomheder tilbyder papirmakulering til en lav pris, såsom Staples, FedEx, Office Depot og UPS Store. Der er også virksomheder som kreditforeninger, der tilbyder gratis fællesskabsmakuleringsdage til deres medlemmer. Visse offentlige biblioteker tilbyder også gratis destruktion af følsomme dokumenter, selvom ikke alle biblioteker tilbyder en sådan service.

De makulerede dokumenter kan derefter smides i skraldespanden eller genbruges til andre formål. Hvis dit printerpapir er ugiftigt, kan du bruge makulerede dokumenter til kompostering eller havearbejde. En anden mulig anvendelse for makulerede dokumenter er som strøelse til dyr i bur eller foring af kattebakke. Papirrester kan give nødvendig dæmpning til kæledyr som marsvin og hamstere og kan også absorbere dyrets affald, hvilket gør rengøringen af ​​indhegningen meget lettere. Brug af strimlet papir er en fantastisk måde at bruge disse dokumenter på ud over skraldespand eller genbrug.

En anden metode til total ødelæggelse er pulpdannelse. Pulping er den proces, hvorved væv forarbejdes til en blød, uformelig masse. Dette kan opnås ved at blande enten hele blade eller strimlede stykker papir i en vandblegeopløsning. Når papiret er blevet reduceret til en pulp, kan det tørres på en presenning til senere bortskaffelse eller dekanteres på en tørreskærm for at blive lavet til nye ark håndlavet papir til håndværk. Mens klassisk, ikke-komposteret makulering giver plads til en uforfærdet tyv til at samle strimlerne igen, efterlader makulering ikke plads til informationssøgning.

Krøllet papir brænder i ilden og i tændstikæsken. Brændende hvid papirkugle i flamme og tændstikæske.

Det sidste forslag er den gode gammeldags brændemetode. I stedet for at slæbe dokumenter til et andet sted for at makulere dem (forudsat at du ikke har en personlig makuleringsmaskine til rådighed), kan du blot kanalisere dit indre drama og brænde dokumenterne i et brandsikkert miljø. Fire pits er et fantastisk sted at brænde dokumenter, fordi de giver et sikkert miljø til at brænde dokumenterne samt et skærmdæksel for at forhindre flyvende eller farlige gnister.

Du kan også bruge en pejs eller en metaldåse eller bakke til at brænde gamle dokumenter. Sørg for at gøre dette i et godt ventileret område, hvor ingen utilsigtede gnister kan forårsage skade. Sørg også for at tjekke dine lokale love og regler vedrørende forbrænding. Nogle steder, især i tørre områder eller steder med høj forurening, er der indført afbrændingsforbud på bestemte tidspunkter af året. Når dokumenterne er fuldstændig brændt, skal du kontrollere asken for eventuelle resterende affald, der skal destrueres. Den afkølede aske kan smides ud, komposteres eller spredes rundt i din have.