Was soll ich mit alten Steuerunterlagen tun?

Nahaufnahme des Schreibtisches im Geschäftsbüro – Finanzberichte, Analyse und Buchhaltung, eine Reihe von Dokumenten, Tabellen und Grafiken, verschiedene Elemente für die Buchhaltung, Taschenrechner

Mit Steuern muss sich jeder beschäftigen, der einen Job hat. Das bedeutet, dass Sie irgendwann Ihre Steuerunterlagen entsorgen müssen. Hier sind die Dinge, die Sie dazu wissen müssen!

Zu den gängigen und wirksamen Methoden zur Entsorgung von Steuerdokumenten gehören das Schreddern und Verbrennen. Da Steuerdokumente eine so große Menge an persönlichen Informationen enthalten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie so entsorgt werden, dass Identitätsdiebe keine dieser Informationen entwenden können.

Wie kann ich garantieren, dass ich diese Steuerunterlagen in Zukunft nicht mehr benötige? Können Steuerdokumente jemals recycelt werden? Hier finden Sie alle Antworten auf Ihre Fragen!

Wann ist es sicher, alte Steuerunterlagen loszuwerden?

Nach Angaben des Federal Internal Revenue Service (IRS) müssen Personen, die ihre Steuern jährlich korrekt einreichen, nur etwa drei Jahre lang persönliche Aufzeichnungen über Steuerdokumente aufbewahren. Nach Ablauf dieser Zeit steht es dem Einzelnen frei, über die Dokumente nach Belieben zu verfügen.

Die allgemeine Faustregel für die Aufbewahrungsfrist eines Steuerdokuments beträgt drei Jahre ab dem Datum, an dem Sie Ihre Steuererklärung ursprünglich eingereicht haben, oder zwei Jahre ab dem Datum, an dem die Steuer ursprünglich gezahlt wurde, je nachdem, was später eintritt. Es gibt jedoch immer Ausnahmen von dieser Regel. Auf der IRS-Website werden mehrere Situationen aufgeführt, in denen Steuerdokumente länger aufbewahrt werden sollten.

Personen, die Verluste aus wertlosen Wertpapieren oder mangelhaften Abzügen geltend machen, wird empfohlen, die Steuerunterlagen sieben Jahre lang aufzubewahren. Für diejenigen, die nicht alle meldepflichtigen Einkünfte melden, wenn die nicht gemeldeten Einkünfte mehr als 25 % des in Ihrer Steuererklärung aufgeführten Bruttoeinkommens ausmachen. Es wird empfohlen, dass eine Person Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, wenn sie eine betrügerische Steuererklärung einreicht oder überhaupt keine Steuererklärung abgibt.

Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Unterlagen für steuerliche Zwecke nicht mehr benötigt werden, prüfen Sie unbedingt, ob Ihre Unterlagen für andere Zwecke benötigt werden. Einige Versicherungsgesellschaften verlangen Steuerunterlagen für längere Zeiträume als der IRS. Ebenso können bestimmte Gläubiger auch Steuerunterlagen aus einem längeren Zeitraum verlangen.

Nahaufnahme weiblicher Hände. Frau schreibt etwas und schaut auf den Bildschirm ihres Mobiltelefons, während sie in ihrem Büro sitzt

Was tun mit digitalen Steuerunterlagen?

Manche Menschen entscheiden sich dafür, Papierdokumente zu entsorgen und für den Fall eines späteren Bedarfs eine digitale Kopie aufzubewahren. Stellen Sie in solchen Fällen sicher, dass Sie die digitalen Dateien auf einem passwortgeschützten Gerät speichern, damit Unbefugte sie nicht einsehen können. Es gibt elektronische Verschlüsselungs- und Schutzdienste, die Sie gezielt für solche Zwecke nutzen können.

Das US-Finanzministerium stellt Anweisungen zum Verschlüsseln von Dokumenten mit Microsoft Word bereit. Dies kann eine weitere gute Möglichkeit sein, auf dem persönlichen elektronischen Gerät einer Person gespeicherte Dokumente zu schützen. Für den Zugriff auf mit dieser Methode verschlüsselte Dokumente ist ein Passwort erforderlich.

Webunternehmen wie Google Drive, Dropbox und Microsoft OneDrive gehören zu den Unternehmen, bei denen Benutzer unabhängig vom Standort rund um die Uhr Zugriff haben. Sie ermöglichen auch eine einfachere Weitergabe an Zweitparteien wie Familienmitglieder oder medizinisches Fachpersonal. Denken Sie beim Online-Speichern von Dokumenten immer daran, ein hochsicheres Passwort und eine private Internetverbindung zu verwenden, um Ihre Privatsphäre zu schützen.

Eine Hand legt einen Haufen Papierschnitzel in einen Papierkorb

Was tun mit alten Dokumenten?

Die Entscheidung, wie nicht benötigte Steuerdokumente am besten vernichtet werden können, ist vielleicht der unterhaltsamste Teil des Steuerwesens. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle wichtigen persönlichen Informationen – wie Geburtsdaten, Sozialversicherungsnummern, Adressen, Einkommens- und Beschäftigungsinformationen – vollständig unlesbar sind. Bei der Entsorgung alter Steuerunterlagen müssen Sie darauf achten, dass keine Informationen lesbar bleiben.

Die beste Möglichkeit zur Entsorgung solcher Dokumente besteht darin, sie zu vernichten. Das Zerkleinern kann von Hand (wobei die größte Sorgfalt bei der Verarbeitung von größter Bedeutung ist) oder maschinell erfolgen. Viele Geschäfte oder Unternehmen bieten die Papiervernichtung zu geringen Kosten an, beispielsweise Staples, FedEx, Office Depot und der UPS Store. Es gibt auch Unternehmen wie Kreditgenossenschaften, die ihren Mitgliedern kostenlose Community-Shredder-Tage anbieten. Bestimmte öffentliche Bibliotheken bieten auch die kostenlose Vernichtung sensibler Dokumente an, allerdings bietet nicht jede Bibliothek einen solchen Service an.

Die geschredderten Dokumente können dann im Müll entsorgt oder für andere Zwecke wiederverwendet werden. Wenn Ihr Druckerpapier ungiftig ist, können Sie geschredderte Dokumente zum Kompostieren oder für die Gartenarbeit verwenden. Eine weitere mögliche Verwendung für geschredderte Dokumente ist die Einstreu für Käfigtiere oder die Auskleidung von Katzentoiletten. Die Papierfetzen können Haustieren wie Meerschweinchen und Hamstern die nötige Polsterung bieten und auch die Ausscheidungen des Tieres absorbieren, was die Reinigung des Geheges erheblich erleichtert. Die Verwendung von geschreddertem Papier ist eine gute Möglichkeit, diese Dokumente über Müll oder Recycling hinaus einer anderen Verwendung zuzuführen.

Eine andere Methode der totalen Zerstörung ist das Pulping. Unter Pulping versteht man den Prozess, bei dem Gewebe zu einer weichen, formlosen Masse verarbeitet wird. Dies kann erreicht werden, indem entweder ganze Blätter oder zerkleinerte Papierstücke in eine Wasser-Bleichlösung gemischt werden. Sobald das Papier zu einem Brei zerkleinert wurde, kann es zur späteren Entsorgung auf einer Plane getrocknet oder auf ein Trockensieb dekantiert werden, um es zu neuen Blättern handgeschöpften Papiers zum Basteln zu verarbeiten. Während die klassische, nicht kompostierte Zerkleinerung einem unerschrockenen Dieb Raum lässt, die Streifen wieder zusammenzusetzen, lässt das Zerkleinern keinen Raum für den Abruf von Informationen.

Zerknittertes Papier brennt im Feuer und in der Streichholzschachtel. Brennender weißer Papierball in Flamme und Streichholzschachtel.

Der letzte Vorschlag ist die gute, altmodische Brennmethode. Anstatt Dokumente zum Schreddern an einen anderen Ort zu schleppen (vorausgesetzt, Sie haben keinen persönlichen Aktenvernichter zur Verfügung), kanalisieren Sie einfach Ihr inneres Drama und verbrennen Sie die Dokumente in einer feuersicheren Umgebung. Feuerstellen sind ein großartiger Ort zum Verbrennen von Dokumenten, da sie eine sichere Umgebung zum Verbrennen der Dokumente sowie eine Bildschirmabdeckung bieten, um herumfliegende oder gefährliche Funken zu verhindern.

Sie können zum Verbrennen alter Dokumente auch einen Kamin oder eine Metalldose oder ein Metalltablett verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie dies in einem gut belüfteten Bereich tun, in dem keine unbeabsichtigten Funken Schäden verursachen können. Informieren Sie sich außerdem unbedingt über die örtlichen Gesetze und Verordnungen zum Thema Verbrennung. An einigen Orten, insbesondere in trockenen Gebieten oder Orten mit hoher Umweltverschmutzung, werden zu bestimmten Zeiten im Jahr Verbrennungsverbote eingeführt. Sobald die Dokumente vollständig verbrannt sind, überprüfen Sie die Asche auf verbleibende Reste, die vernichtet werden müssen. Die abgekühlte Asche kann weggeworfen, kompostiert oder in Ihrem Garten verstreut werden.