¿Qué debo hacer con los registros fiscales antiguos?

Primer plano del escritorio de la oficina comercial: informes financieros, análisis y contabilidad, un conjunto de documentos, tablas y gráficos, diversos elementos para contabilidad, calculadora

Todo aquel que tiene un trabajo tiene que lidiar con los impuestos. Esto significa que en algún momento tendrás que deshacerte de tus registros fiscales. ¡Aquí está lo que necesitas saber al respecto!

Los métodos comunes y eficaces para deshacerse de documentos fiscales incluyen la trituración y la incineración. Debido a que los documentos tributarios contienen una cantidad tan grande de información personal, es importante asegurarse de que se eliminen de manera que los ladrones de identidad no puedan robar esta información.

¿Cómo puedo garantizar que no necesitaré estos documentos fiscales en el futuro? ¿Se pueden reciclar los documentos fiscales? ¡Aquí encontrarás todas las respuestas a tus preguntas!

¿Cuándo es seguro deshacerse de los registros fiscales antiguos?

Según el Servicio de Impuestos Internos Federal (IRS), las personas que presentan sus impuestos correctamente cada año sólo necesitan mantener registros personales de los documentos tributarios durante aproximadamente tres años. Transcurrido este plazo, los particulares son libres de disponer de los documentos como deseen.

La regla general para la retención de documentos tributarios es tres años a partir de la fecha en que presentó originalmente su declaración de impuestos, o dos años a partir de la fecha en que se pagó originalmente el impuesto, lo que ocurra más tarde. Sin embargo, siempre hay excepciones a esta regla. El sitio web del IRS enumera varias situaciones en las que los documentos tributarios deben conservarse por más tiempo.

Se recomienda a las personas que reclamen pérdidas por valores sin valor o deducciones defectuosas que conserven los registros fiscales durante siete años. Para aquellos que no declaran todos los ingresos declarables, si los ingresos no declarados son más del 25 % del ingreso bruto indicado en su declaración de impuestos. Se recomienda que una persona mantenga registros indefinidamente si presenta una declaración de impuestos fraudulenta o no presenta ninguna declaración de impuestos.

Si está seguro de que sus documentos ya no son necesarios a efectos fiscales, es importante comprobar si sus documentos son necesarios para otros fines. Algunas compañías de seguros exigen registros de impuestos por períodos más largos que el IRS. Asimismo, determinados acreedores también podrán solicitar documentos tributarios de un período de tiempo mayor.

Primer plano de manos femeninas. Una mujer está escribiendo algo y mirando la pantalla de su teléfono móvil mientras está sentada en su oficina

¿Qué hacer con los documentos tributarios digitales?

Algunas personas optan por descartar los documentos en papel y conservar una copia digital por si la necesitan más adelante. En tales casos, asegúrese de guardar los archivos digitales en un dispositivo protegido con contraseña para que personas no autorizadas no puedan verlos. Existen servicios de protección y cifrado electrónico que puede utilizar específicamente para dichos fines.

El Departamento del Tesoro de EE. UU. proporciona instrucciones para cifrar documentos utilizando Microsoft Word. Esta puede ser otra buena manera de proteger los documentos almacenados en el dispositivo electrónico personal de una persona. Se requiere una contraseña para acceder a documentos cifrados con este método.

Empresas web como Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive se encuentran entre las empresas donde los usuarios tienen acceso las 24 horas, los 7 días de la semana, independientemente de su ubicación. También permiten compartir más fácilmente con segundas partes, como familiares o profesionales de la salud. Al almacenar documentos en línea, recuerde siempre utilizar una contraseña altamente segura y una conexión a Internet privada para proteger su privacidad.

Una mano pone un montón de trozos de papel en una papelera

¿Qué hacer con los documentos antiguos?

Decidir cuál es la mejor manera de deshacerse de los documentos fiscales innecesarios es quizás la parte más entretenida de los impuestos. Como se mencionó anteriormente, es importante asegurarse de que toda la información personal importante, como fechas de nacimiento, números de seguro social, direcciones, información de ingresos y empleo, sea completamente ilegible. Al deshacerse de documentos fiscales antiguos, debe asegurarse de que ninguna información quede legible.

La mejor manera de deshacerse de dichos documentos es destruirlos. La trituración se puede realizar a mano (siendo primordial el máximo cuidado en el procesamiento) o a máquina. Muchas tiendas o empresas ofrecen destrucción de papel a bajo costo, como Staples, FedEx, Office Depot y UPS Store. También hay empresas como cooperativas de crédito que ofrecen días gratuitos de trituración comunitaria a sus miembros. Algunas bibliotecas públicas también ofrecen la destrucción de documentos confidenciales de forma gratuita, aunque no todas las bibliotecas ofrecen este servicio.

Los documentos triturados se pueden tirar a la basura o reutilizar para otros fines. Si el papel de su impresora no es tóxico, puede utilizar documentos triturados para hacer abono o jardinería. Otro posible uso de los documentos triturados es como lecho para animales enjaulados o como revestimiento de cajas de arena para gatos. Los trozos de papel pueden proporcionar la protección necesaria para mascotas como cobayas y hámsteres y también absorber las excreciones del animal, lo que hace que el recinto sea mucho más fácil de limpiar. Usar papel triturado es una excelente manera de darle un uso diferente a estos documentos, más allá de simplemente tirarlos o reciclarlos.

Otro método de destrucción total es el despulpado. La pulpa es el proceso de procesar el tejido hasta convertirlo en una masa suave y amorfa. Esto se puede lograr mezclando hojas enteras o trozos de papel triturados en una solución de lejía con agua. Una vez que el papel se ha triturado hasta convertirlo en pulpa, se puede secar sobre una lona para su posterior eliminación o decantarlo sobre una pantalla de secado para convertirlo en nuevas hojas de papel hecho a mano para manualidades. Mientras que la trituración clásica, sin compostar, deja espacio para que un ladrón intrépido vuelva a juntar las tiras, la trituración no deja espacio para la recuperación de información.

El papel arrugado arde en el fuego y en la caja de cerillas. Bola de papel blanco ardiente en llamas y caja de cerillas.

La última sugerencia es el método de quema tradicional. En lugar de cargar documentos a otro lugar para destruirlos (suponiendo que no tenga una trituradora de papel personal disponible), simplemente canalice su drama interior y queme los documentos en un entorno a prueba de fuego. Las fogatas son un excelente lugar para quemar documentos, ya que brindan un ambiente seguro para quemar los documentos, así como una cubierta de pantalla para evitar chispas voladoras o peligrosas.

También puedes utilizar una chimenea o una lata o bandeja de metal para quemar documentos antiguos. Asegúrese de hacer esto en un área bien ventilada donde ninguna chispa accidental pueda causar daños. Además, asegúrese de consultar las leyes y ordenanzas locales sobre incineración. En algunos lugares, especialmente en zonas áridas o con altos niveles de contaminación, se introducen prohibiciones de incineración en determinadas épocas del año. Una vez que los documentos estén completamente quemados, inspeccione las cenizas en busca de restos restantes que deban destruirse. La ceniza enfriada se puede desechar, convertir en abono o esparcir por el jardín.

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