Wat moet ik doen met oude belastingdocumenten?

Close-up van bureau in kantoor – financiële rapporten, analyse en boekhouding, een reeks documenten, tabellen en grafieken, verschillende items voor boekhouding, rekenmachine

Iedereen die een baan heeft, krijgt te maken met belastingen. Dit betekent dat u op een gegeven moment over uw belastinggegevens moet beschikken. Hier zijn de dingen die u erover moet weten!

Gebruikelijke en effectieve methoden voor het verwijderen van belastingdocumenten zijn onder meer versnippering en verbranding. Omdat belastingdocumenten zo’n grote hoeveelheid persoonlijke informatie bevatten, is het belangrijk ervoor te zorgen dat ze op een manier worden verwijderd die voorkomt dat identiteitsdieven deze informatie kunnen stelen.

Hoe kan ik garanderen dat ik deze belastingdocumenten in de toekomst niet meer nodig heb? Kunnen belastingdocumenten ooit worden gerecycled? Hier vindt u alle antwoorden op uw vragen!

Wanneer is het veilig om oude belastinggegevens te verwijderen?

Volgens de federale Internal Revenue Service (IRS) hoeven mensen die jaarlijks hun belastingen correct indienen, slechts ongeveer drie jaar persoonlijke gegevens van belastingdocumenten bij te houden. Na deze periode is het individu vrij om over de documenten te beschikken zoals hij of zij wil.

De algemene vuistregel voor de bewaartermijn voor een belastingdocument is drie jaar vanaf de datum waarop u uw belastingaangifte oorspronkelijk hebt ingediend, of twee jaar vanaf de datum waarop de belasting oorspronkelijk is betaald, afhankelijk van welke datum later valt. Er zijn echter altijd uitzonderingen op deze regel. Op de IRS-website staan ​​verschillende situaties vermeld waarin belastingdocumenten langer bewaard moeten worden.

Individuen die verliezen claimen uit waardeloze effecten of gebrekkige aftrekposten, wordt geadviseerd hun belastinggegevens zeven jaar te bewaren. Voor degenen die niet alle aangifteplichtige inkomsten aangeven, als de niet-aangegeven inkomsten meer dan 25% vertegenwoordigen van de bruto-inkomsten die in uw belastingaangifte worden vermeld. Het wordt aanbevolen dat iemand zijn gegevens voor onbepaalde tijd bewaart als hij een frauduleuze belastingaangifte indient of helemaal geen belastingaangifte indient.

Als u zeker weet dat uw documenten niet meer nodig zijn voor belastingdoeleinden, controleer dan zeker of uw documenten nodig zijn voor andere doeleinden. Sommige verzekeringsmaatschappijen hebben belastinggegevens voor langere perioden nodig dan de IRS. Ook kunnen bepaalde schuldeisers belastingdocumenten van een langere periode opvragen.

Close-up van vrouwelijke handen. Vrouw schrijft iets en kijkt naar het scherm van haar mobiele telefoon terwijl ze in haar kantoor zit

Wat te doen met digitale belastingdocumenten?

Sommige mensen kiezen ervoor om papieren documenten weg te gooien en een digitale kopie te bewaren voor het geval ze dit in de toekomst nodig hebben. Zorg er in dergelijke gevallen voor dat u de digitale bestanden op een met een wachtwoord beveiligd apparaat opslaat, zodat onbevoegden deze niet kunnen bekijken. Er zijn elektronische coderings- en beveiligingsdiensten die u specifiek voor dergelijke doeleinden kunt gebruiken.

Het Amerikaanse ministerie van Financiën geeft instructies voor het coderen van documenten met Microsoft Word. Dit kan een andere goede manier zijn om documenten te beschermen die zijn opgeslagen op iemands persoonlijke elektronische apparaat. Om toegang te krijgen tot documenten die met deze methode zijn gecodeerd, is een wachtwoord vereist.

Webbedrijven zoals Google Drive, Dropbox en Microsoft OneDrive behoren tot de bedrijven die gebruikers 24/7 toegang geven, ongeacht de locatie. Ze maken het ook gemakkelijker om gegevens te delen met tweede partijen, zoals familieleden of beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg. Wanneer u documenten online opslaat, vergeet dan niet om een ​​zeer veilig wachtwoord en een privé-internetverbinding te gebruiken om uw privacy te beschermen.

Een hand stopt een stapel versnipperd papier in een prullenbak

Wat te doen met oude documenten?

Beslissen hoe onnodige belastingdocumenten het beste kunnen worden vernietigd, is misschien wel het meest vermakelijke onderdeel van belastingheffing. Zoals eerder vermeld is het belangrijk ervoor te zorgen dat alle belangrijke persoonlijke informatie – zoals geboortedata, burgerservicenummers, adressen, inkomens- en arbeidsgegevens – volledig onleesbaar zijn. Wanneer u oude belastingdocumenten weggooit, moet u ervoor zorgen dat er geen gegevens leesbaar blijven.

De beste manier om van dergelijke documenten af ​​te komen is door ze te vernietigen. Het breken kan met de hand gebeuren (waarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij de verwerking van het grootste belang is) of machinaal. Veel winkels of bedrijven bieden papiervernietiging aan tegen lage kosten, zoals Staples, FedEx, Office Depot en de UPS Store. Er zijn ook bedrijven zoals kredietverenigingen die hun leden gratis gemeenschapsvernietigingsdagen aanbieden. Bepaalde openbare bibliotheken bieden ook gratis vernietiging van gevoelige documenten aan, hoewel niet elke bibliotheek een dergelijke dienst aanbiedt.

De versnipperde documenten kunnen vervolgens in de prullenbak worden weggegooid of voor andere doeleinden worden hergebruikt. Als uw printerpapier niet giftig is, kunt u versnipperde documenten gebruiken voor compostering of tuinieren. Een ander mogelijk gebruik van versnipperde documenten is als bodembedekking voor gekooide dieren of als bekleding van kattenbakken. De papierresten kunnen de nodige demping bieden voor huisdieren zoals cavia’s en hamsters en kunnen ook de uitwerpselen van het dier absorberen, waardoor het schoonmaken van de behuizing veel gemakkelijker wordt. Het gebruik van versnipperd papier is een geweldige manier om deze documenten buiten het afval of recycling te gebruiken.

Een andere methode voor totale vernietiging is verpulping. Verpulveren is het proces waarbij weefsel wordt verwerkt tot een zachte, vormeloze massa. Dit kan worden bereikt door hele bladeren of versnipperde stukjes papier te mengen met een bleekwateroplossing. Zodra het papier tot pulp is verkleind, kan het op een zeildoek worden gedroogd om later te worden weggegooid of op een droogscherm worden gedecanteerd om er nieuwe vellen handgeschept papier van te maken voor handwerk. Terwijl het klassieke, niet-gecomposteerde versnipperen ruimte laat voor een onverschrokken dief om de stroken weer in elkaar te zetten, laat het versnipperen geen ruimte voor het ophalen van informatie.

Verfrommeld papier brandt in het vuur en in het luciferdoosje. Brandende witte papieren bal in vlam en luciferdoosje.

De laatste suggestie is de ouderwetse brandmethode. In plaats van documenten naar een andere locatie te slepen om te versnipperen (ervan uitgaande dat u geen persoonlijke versnipperaar tot uw beschikking heeft), kunt u eenvoudig uw innerlijke drama channelen en de documenten in een brandveilige omgeving verbranden. Vuurkorven zijn een geweldige plek om documenten te verbranden, omdat ze een veilige omgeving bieden om de documenten te verbranden en een schermafdekking bieden om rondvliegende of gevaarlijke vonken te voorkomen.

Je kunt ook een open haard of een metalen blik of bakje gebruiken om oude documenten te verbranden. Zorg ervoor dat u dit doet in een goed geventileerde ruimte waar geen accidentele vonken schade kunnen veroorzaken. Zorg er ook voor dat u de plaatselijke wet- en regelgeving met betrekking tot verbranding controleert. Op sommige plaatsen, vooral in droge gebieden of op plaatsen met veel vervuiling, worden op bepaalde tijden van het jaar stookverboden ingevoerd. Zodra de documenten volledig zijn verbrand, controleert u de as op eventueel achtergebleven vuil dat moet worden vernietigd. De afgekoelde as kunt u weggooien, composteren of door uw tuin verspreiden.